Même à l’heure de la dématérialisation, le tampon encreur reste un outil que de très nombreux professionnels continuent d’utiliser au quotidien.
Contrats, devis, factures, et autres documents officiels… sont signés et tamponnés chaque jour. L’empreinte personnalisée du tampon peut ainsi servir à diverses fonctions.
Voyons ici comment utiliser un tampon encreur pour votre entreprise.
Pourquoi utiliser un tampon encreur pour sa société ?
Quelle que soit l’entreprise, son activité, son ampleur, ou encore le nombre de ses salariés, posséder un tampon encreur (voire même plusieurs) est une nécessité. Celui-ci permet en effet de :
- faire valoir tous vos documents officiels ;
- et d’y apposer la signature de votre entreprise.
En toute logique, utiliser un tampon encreur permet de faciliter quantités d’opérations officielles. Vous en avez d’ailleurs sans aucun doute remarqué l’utilisation récurrente dans divers secteurs, comme les soins médicaux, les services sociaux, l’enseignement, etc.
Quelle que soit l’envergure de votre société, vous être très probablement contraint de signer un grand nombre de documents et de remplir régulièrement des formulaires. Le tampon encreur est un outil qui vous permet donc de gagner énormément de temps.
À lire aussi : 12 objets publicitaires pour promouvoir votre entreprise en 2021
Les différentes manières d’utiliser un tampon encreur
Trier, dater, authentifier et communiquer sont les quatre utilisations qu’il est possible de faire d’un tampon encreur.
Le tampon encreur pour trier les documents
Première utilisation possible du tampon encreur, vous pouvez l’employer afin d’optimiser et d’accélérer le trie de vos documents. Pour ce faire, vous devez vous équiper de plusieurs tampons composés d’une empreinte personnalisée en fonction de son utilisation.
Parmi les plus courants, on trouve les tampons estampillés :
- « Vu », « Payée », Acquittée », « Archive » pour vos documents comptables et vos contrats,
- ou encore « CONFIDENTIEL » pour vos informations sensibles.
L’outil est donc un excellent allié afin de vous aider à classer et à gérer tous vos documents d’entreprise. Sans y penser, le gain de temps est considérable et votre organisation optimisée.
Le tampon encreur dateur
Ce type de tampon est idéal pour indiquer rapidement la date d’entrée et/ou de sortie de vos documents, comme de vos produits et services… Le tampon est ainsi pourvu de molettes réglables vous permettant de sélectionner la date que vous souhaitez mentionner d’un geste simple et indélébile.
Le tampon pour authentifier un document
Les tampons encreurs professionnels sont quant à eux utilisés afin d’officialiser l’approbation entre une entreprise et ses fournisseurs. En d’autres termes, ils permettent d’authentifier la valeur du document.
Le tampon encreur pour communiquer autour de l’entreprise
Au sein d’une société, le tampon encreur peut être utilisé comme un véritable outil de communication. Il peut en effet fournir en un seul geste de nombreuses informations utiles comme :
- les mentions légales de votre entreprise (nom de la société, adresse du siège, coordonnées et contact),
- les informations juridiques et obligatoires (forme juridique et montant du capital, numéro de Siret et RCS, numéro de TVA intracommunautaire, Code APE, NAF, etc.)
Des données certes essentielles, mais tout à fait fastidieuses à rédiger manuellement, d’où le grand intérêt du tampon encreur ici. Encore une fois, l’outil vous permet de gagner du temps lors de la répétition d’un marquage.
À lire aussi : Impression : comment utiliser la tampographie ?
La valeur légale du tampon encreur
Outil de communication et de marquage rapide et simple, le tampon encreur est donc principalement utilisé dans un cadre professionnel, et il possède une véritable valeur légale.
L’empreinte du tampon encreur permet d’authentifier la valeur d’un document, en particulier s’il est utilisé sur un document comptable. Il est même systématiquement demandé afin d’authentifier l’originalité de ce type de document et lui apporter une valeur officielle et légale.
Tout document ou produit qui mentionne le nom de votre société, ou celui de votre marque déposée, ne peut en aucun cas être falsifié.
Comment personnaliser un tampon encreur selon son utilisation ?
L’un des avantages du tampon encreur est lié à sa totale personnalisation. Votre tampon peut ainsi s’accorder à votre identité visuelle, et notamment faire apparaître votre logo.
De plus, il peut être adapté à la personne qui l’utilise. Le dirigeant d’une société n’est en effet pas le seul à être amené à signer des documents officiels pour son entreprise.
Il est ainsi possible de produire des tampons encreurs destinés à toutes les personnes habilitées à signer vos documents. On peut ainsi attribuer un rôle administratif spécifique à chaque tampon encreur.
- La personnalisation d’un tampon encreur reste cependant l’affaire de professionnels.
- En effet, l’image de votre entreprise commence déjà par un tampon encreur bien pensé et réalisé convenablement.
- D’autant que l’empreinte de votre tampon se retrouvera sur un très grand nombre de documents.
- L’ordre des éléments, leur taille, la mise en gras de certaines informations, etc. sont autant de données qui doivent ici être prises en considération pour concevoir le visuel de votre tampon.
Vous souhaitez réaliser un tampon encreur personnalisé ? N’hésitez pas à consulter les profils des professionnels disponibles sur Graphiste.com pour une personnalisation complète de l’empreinte de vos tampons.
