Avec l’explosion du nombre de supports numériques, le Digital Asset Management (DAM) s’impose comme une solution de gestion incontournable pour les grandes, comme les petites entreprises. Mais encore faut-il opter pour le logiciel le plus adapté tant à vos besoins qu’à ceux de vos collaborateurs. Voici donc 11 conseils pour bien choisir votre logiciel DAM.
Qu’est-ce que le Digital Asset Management ou DAM ?
Le DAM est un logiciel complet, une médiathèque de l’entreprise qui offre des fonctionnalités nécessaires pour organiser, stocker et partager ses contenus marketing (ressources numériques et assets digitaux) dont le volume ne cesse d’augmenter. Images, vidéos, fichiers sonores, document 3D… les solutions de Digital Asset Management ont ainsi pour objectif de vous aider à tirer le meilleur parti de vos différents médias.
Des solutions qui ont-elles mêmes évoluées, pour aujourd’hui devenir de véritables plateformes collaboratives adaptées à toutes les structures. La création des campagnes de communication interne est externe en est ainsi facilitée. La gestion des droits d’auteur est optimisée, limitant les risques juridiques liés à cette question épineuse.
En résumé, le DAM génère des économies de temps et d’argent, grâce à un cadre fiable et réglementé, gage d’une image plus cohérente pour l’entreprise dans sa communication.
Comment choisir un logiciel de DAM ?
1. Faites l’état des lieux de vos problématiques
Avant toute chose, demandez-vous pourquoi votre entreprise a besoin d’une solution de DAM. De nombreuses raisons peuvent vous amener vers ce type de solution :
- la recherche de ressources est devenue fastidieuse et génère une perte de temps pour vos collaborateurs ;
- la gestion de vos projets collaboratifs laisse à désirer ;
- l’organisation de vos ressources génère des problèmes récurrents ;
- etc
2. Déterminez les besoins et profils des futurs utilisateurs du DAM
Mobilité, fonctionnalités indispensables, rôles de chacun… Vous choisirez aussi votre solution DAM en fonction des besoins de vos collaborateurs amenés à s’en servir.
De même, vous veillerez à évaluer l’intuitivité du logiciel, afin que ses utilisateurs puissent facilement le prendre en main. Sans cette dernière précaution, l’outil leur fera perdre du temps plutôt que d’en gagner.
3. Listez les types de documents gérés par le DAM
Il se peut que vous utilisiez principalement des ressources photos en haute définition, des fichiers numériques basse def pour le web, des documents vidéo en grand nombre, etc.
En toute logique, vous veillerez à opter pour une solution DAM capable de prendre en charge les types de fichiers utilisés par vos services.
4. Établissez précisément le budget dédié à la solution DAM
Solution SaaS ou on-premise, nativement complète ou évolutive… Votre solution de Digital Asset Management peut s’adapter à l’enveloppe budgétaire préalablement dévolue à ce projet.
5. Optez pour une indexation précise et performante
Vous devez être exigeant sur la qualité d’indexation offerte par le logiciel DAM envisagé. La solution doit impérativement offrir des descriptions pertinentes de vos médias, de leurs caractéristiques, et des droits d’auteur et d’utilisation leurs afférents.
La raison d’être de votre solution DAM est avant tout d’offrir une navigation optimale à travers votre bibliothèque multimédia.
6. Favorisez un moteur de recherche efficace
La navigation fluide et pertinente est également liée à l’efficacité du moteur de recherche interne de l’outil.
Recherche par catégorie, auteur, format, description, couleur, date d’exploitation… Le moteur de recherche permet à vos collaborateurs de dénicher rapidement et facilement le document souhaité.
7. Préférez une solution DAM collaborative
Le travail collaboratif en temps réel fait aujourd’hui partie des fonctionnalités de base que doit offrir une solution DAM.
De même, l’outil doit permettre le partage de vos ressources vers les destinataires internes et externes.
8. Veillez à la bonne gestion des droits d’accès
Votre solution DAM doit disposer d’une fonctionnalité de gestion des droits d’accès efficiente si de nombreuses personnes travaillent avec les ressources de votre entreprise. Ainsi, des rôles sont attribués à chacun, accompagnés de certains droits.
Attention : Il s’agit là d’une mesure de sécurité totalement indispensable.
9. Assurez-vous de la parfaite gestion des droits d’auteur
Certaines de vos ressources numériques sont très certainement soumises à des droits d’auteur et/ou d’utilisation spécifiques. Votre solution DAM doit donc permettre d’ajouter des modalités d’utilisation à vos ressources, de manière à toujours vous conformer à la loi.
10. Sécurisez vos ressources numériques
Votre solution DAM doit vous prémunir des usages frauduleux de vos ressources, grâce à un système d’authentification renforcé.
De même, elle doit vous permettre de restaurer vos fichiers en cas d’incident informatique ou technique ayant amené à la suppression involontaire de vos ressources.
11. Veillez à la praticité technique de votre solution DAM
Dernier conseil et non des moindres, veillez à choisir votre solution DAM en fonction de vos capacités d’hébergement. Les solutions de Digital Asset Management peuvent en effet être hébergées sur votre propre serveur (in-premise), ou sur le cloud (en SaaS).
Conclusion
Choisir une solution DAM c’est avant tout répondre à vos propres besoins. Vous devez donc d’abord déterminer précisément les impératifs et les contraintes de votre entreprise. À partir de cette base, prenez le temps de lister les fonctionnalités que doit offrir votre solution de Digital Asset Management, et assurez-vous enfin de la praticité technique du logiciel envisagé.
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