Lorsqu’il s’agit de choisir votre suite bureautique, plusieurs critères de sélection doivent entrer en considération. En respectant bien ces critères, vous serez capable de sélectionner la suite qui saura faire gagner un temps considérable à votre équipe au quotidien.
ONLYOFFICE Docs et Graphiste.com s’associent pour vous présenter 5 astuces pour choisir la suite la plus adaptée à vos besoins.
1. Utiliser une suite bureautique compatible avec les formats de documents les plus courants
Pour pouvoir échanger des documents simplement avec vos partenaires commerciaux et être capable d’ouvrir tous les types de documents, votre suite bureautique doit impérativement être compatible avec les formats de documents les plus répandus sur le marché : .xls, .csv, .docx, .ppt, .odt, .pdf, etc.
ONLYOFFICE Docs, la suite bureautique libre 100% européenne, utilise OOXML comme format de base. Cela qui lui permet d’assurer une compatibilité totale avec tous ces formats.
2. Choisir des outils avec une interface facile à prendre en main
Évitez de choisir des outils trop différents des logiciels les plus communs auxquels vos collaborateurs sont habitués.
En sélectionnant une suite bureautique avec une interface simple et similaire aux outils les plus populaires, vous gagnerez un temps précieux. En effet, votre équipe n’aura aucune difficulté à s’approprier des outils d’édition à l’interface familière. Vous économiserez ainsi du temps (et des frais) de formation.
ONLYOFFICE Docs l’a bien compris et fluidifie l’expérience utilisateur grâce à son interface simple, basée sur un système d’onglets. Vous pouvez ainsi éditer vos documents textes, feuilles de calcul et présentations en tout facilité.
3. Vérifier que la suite bureautique permet de collaborer en direct
Avec l’essor du télétravail, pouvoir collaborer directement sur les fichiers n’est plus une option. Vos collaborateurs doivent être capables d’ajouter du contenu, de modifier, de commenter les travaux de l’équipe facilement.
Les outils collaboratifs avancés proposés par ONLYOFFICE Docs répondent à ce besoin grâce à leurs fonctions de co-édition en ligne. Votre équipe peut collaborer en temps réel sur plusieurs documents.
Pour éviter toute gêne lors de la collaboration, ONLYOFFICE Docs propose deux fonctions de filtrage sur ses tableurs : un filtre des données visible par tous et une vue filtrée visible uniquement par l’utilisateur.
Vous pouvez également connecter ONLYOFFICE Docs à votre Cloud pour travailler directement sur vos documents, sans passer d’une application à l’autre. Vos documents sont ainsi stockés dans un seul et même endroit, vous permettant de les trouver rapidement et de partager des fichiers annexes en toute simplicité.
4. Personnaliser la suite bureautique selon les besoins de l’équipe
Chaque équipe a des besoins différents au quotidien. L’idéal est donc de personnaliser sa suite bureautique pour répondre au mieux à ces besoins.
Par exemple, connecter la suite directement aux autres outils de l’équipe permet de gagner du temps : plus besoin d’exporter des fichiers ou des données pour les importer dans un autre logiciel ; le flux de travail n’est plus interrompu par le temps de chargement des différents outils.
ONLYOFFICE Docs propose de nombreux modules à ajouter à sa suite bureautique pour la compléter selon vos besoins :
- messagerie Telegram
- insertion de vidéos Youtube
- édition de code HTML
- compteur de mots
- correction automatique
- gestion des références bibliographiques
- …
Grâce à l’API ONLYOFFICE mise à disposition des développeurs web, chaque équipe peut étendre les fonctionnalités de ses applications avec des outils d’édition et de co-édition. Certaines plateformes telles que Netxcloud, Alfresco, Confluence ou SharePoint proposent déjà des intégrateurs pour connecter ONLYOFFICE Docs à leur application en quelques clics.
5. S’assurer que les documents partagés restent sécurisés
L’un des points les plus importants à vérifier lorsque vous choisissez une suite bureautique collaborative est la sécurité de vos documents. Sont-ils accessibles par tous ? Modifiables par tous ?
Vos outils en ligne doivent être protégés de tout accès ou transfert de données non autorisés. C’est ce que garantit ONLYOFFICE Docs : que vous l’utilisiez en local ou sur le cloud privé de AWS, aucun transfert n’est fait vers d’autres services cloud publics.
ONLYOFFICE propose des salles privées où chaque symbole entré dans les documents est instantanément crypté avec des clés de chiffrement résistantes aux attaques de force brute. Le stockage des données reste entièrement privé et le document chiffré n’est accessible que par des mots de passe générés automatiquement et transférés sous forme cryptée. Les fichiers de la salle privée ne peuvent être copiés ou déplacés hors du dossier crypté.
En savoir plus sur les salles privés
Une bonne suite collaborative doit être sûre, adaptable, facile à prendre en main et gérer tous les formats de fichiers. C’est ce que propose ONLYOFFICE Docs avec sa suite accessible depuis des applications desktop, mobile ou web.
