Lancé en juin 1993, PDF (Portable Document Format) est un format développé par Adobe et devenu une norme ISO en 2008.
Il faut dire qu’il est un format universellement compatible c’est-à-dire que sa mise en page sera préservée lors de l’affichage-écran ou lors de l’impression, et ce quels que soient le logiciel, le système d’exploitation mais aussi l’ordinateur utilisé.
Le PDF étant devenu un standard international pour l’échange de documents, il est essentiel que vous le maîtrisiez, et ce quelle que soit votre profession.
Afin de vous y aider, nous vous proposons un article sur tout ce que vous devez savoir sur la création et l’utilisation du PDF.
Le PDF et ses avantages
Initialement développé par John Warnock, l’un des fondateurs d’Adobe, afin de répondre aux besoins de fonctionnement interne de son entreprise, le PDF est aujourd’hui le standard international pour l’échange et l’archivage de documents électroniques.
Il faut dire que ce format présente un nombre incroyable d’avantages :
- Une intégrité graphique. Quels que soient le logiciel ou le terminal utilisé, un fichier PDF affiche le même contenu et la même mise en page que ceux voulus par le créateur du document.
- Un aspect pratique. Tout le monde peut créer, lire et utiliser des fichiers PDF. Finis donc les documents que vos destinataires ne peuvent pas consulter…
- Une large variété de contenus. Si de nombreux fichiers PDF ne contiennent que du texte, il est en réalité possible d’y intégrer tout type de contenus (images, vidéos, fichiers audio, liens hypertexte, animations, etc.). Voilà pourquoi le PDF est utilisé pour produire des rapports d’activité, des brochures, des présentations d’entreprise, etc.
- Une sécurité renforcée. Dès lors que vous désirez protéger le contenu d’un fichier PDF, il est possible de lui ajouter un filigrane, un mot de passe ou bien une signature numérique, et ce très simplement.
- Un poids limité. Même si un fichier PDF contient une quantité majeure d’informations, il sera possible de le comprimer — attention à la perte de qualité de vos images — pour qu’il pèse moins. Ainsi, aucune difficulté à prévoir pour l’échanger en ligne.
L’ensemble de ces avantages suffit à expliquer pourquoi le format PDF rencontre un si grand succès auprès des particuliers comme des professionnels.
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Comment créer un fichier PDF ?
Parce que vous savez qu’un fichier PDF pourra forcément être lu par son destinataire, il est pertinent de le créer.
Il y a toutefois une petite particularité : un fichier PDF s’obtient à partir d’un autre format puisque le PDF n’est pas un format natif. En d’autres termes, vous allez créer votre fichier PDF en convertissant un autre fichier (Word, Excel, PowerPoint, Publisher, etc.) en PDF.
Pour ce faire, il y a deux possibilités majeures :
- Vous enregistrez directement dans votre logiciel le fichier créé en .pdf (de nombreux logiciels embarquent désormais l’enregistrement en PDF)
- Vous convertissez votre fichier en PDF via l’assistant d’impression fourni avec votre lecteur PDF
Notez que diverses fonctionnalités peuvent accompagner la création d’un document PDF comme la gestion des liens hypertexte, la réunion de plusieurs documents en un seul, l’ajout de propriétés à un document.
Tout va en réalité dépendre des outils utilisés.
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Quels outils utiliser pour pleinement exploiter les avantages du PDF ?
Afin de pouvoir utiliser les fichiers PDF que vous allez recevoir par mail ou que vous allez vouloir consulter sur Internet, vous devrez avoir recours à des outils gratuits et téléchargeables légalement en quelques minutes.
Si vous désirez vous contenter de lire des fichiers PDF, vous n’avez que l’embarras du choix sur la Toile. Pour autant, parce que certains outils sont de véritables nids à virus, voici les 3 que nous vous recommandons :
1. Adobe Acrobat Reader DC
Il peut être considéré comme la référence en matière de lecteur PDF.
Développé par Adobe et extrêmement complet, il apparaît incontournable. Parmi les fonctionnalités les plus intéressantes, citons un moteur de recherches textuel, la possibilité de surligner du texte ou encore la possibilité d’ajouter des commentaires.
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2. Foxit Reader
Il est un autre outil extrêmement complet qui va vous simplifier l’utilisation de vos fichiers PDF. S’il est un bon lecteur PDF, il se révèle être un excellent outil bureautique dédié au PDF lorsque l’on exploite tout son potentiel.
Des fonctionnalités en pagaille (recherche textuelle, surlignage de texte, capture d’écran, etc.) sont au rendez-vous mais surtout un outil de création de PDF vierge est disponible. À découvrir…
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3. Sumatra PDF
Il est quant à lui un lecteur PDF très simple à utiliser, le plus simple du marché même. En revanche, avec Sumatra PDF, vous vous contenterez de lire vos fichiers puisque les fonctionnalités autres sont totalement absentes. Un vrai parti pris !
Si vous avez envie de créer un fichier PDF et que votre logiciel ne vous donne pas la possibilité d’enregistrer en PDF, il va vous falloir trouver un outil sur le web.
Là aussi, les choix ne manquent pas mais certains méritent d’être recommandés :
- PDFCreator est un must puisqu’il permet de créer un document en PDF via une imprimante virtuelle. Selon vos besoins, vous pourrez le protéger en y ajoutant un mot de passe ou une signature numérique. De même, vous aurez la possibilité de fusionner des fichiers, d’ajouter une page de couverture ou même de réaliser un envoi par mail. Simple et complet à la fois…
- PDF24 Creator, uniquement disponible sous Windows, est un autre outil à connaître. S’il ressemble à PDF Creator dans son fonctionnement, il propose un nombre plus important de fonctionnalités. Pour autant, cela se fait au détriment de la simplicité d’utilisation. À vous donc de voir en fonction de vos réels besoins…
Parce que nous recevons tous régulièrement des fichiers PDF, il est primordial de pouvoir les lire et de savoir comment pleinement exploiter les atouts conférés par ce format.
Grâce à notre article, vous savez désormais comment créer ce type de fichiers mais aussi quels outils télécharger pour pouvoir les utiliser. Aussi, c’est à vous de jouer et de devenir le roi du PDF.
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