La collaboration à distance peut parfois se montrer périlleuse. Que vous travailliez sur votre prochain catalogue avec vos collègues du service communication, ou que vous soyez freelance créatif, les mêmes difficultés se présenteront à vous pour communiquer efficacement avec vos interlocuteurs.
Il faut dire que les outils de transfert classiques se limitent souvent à des fonctionnalités basiques et n’offrent aucune flexibilité à l’utilisateur. C’est de cette frustration qu’est né MeeroDrop. L’idée ? Fluidifier la collaboration. Car l’équipe MeeroDrop sait qu’il n’est pas toujours facile de travailler à plusieurs sur un même projet.
Pour Graphiste.com, ils ont accepté de nous livrer 5 conseils indispensables pour mieux s’organiser.
1. Facilitez le partage et l’accès à votre travail
Pour bien travailler à distance, il est essentiel que vos interlocuteurs puissent avoir accès à tous les documents nécessaires à votre collaboration. Pour cela, vous devez choisir un outil permettant de transférer simplement vos supports de travail : documents écrits, pdf, visuels, fichiers graphiques, vidéos, fichiers audios, etc.
Bien souvent, ces fichiers sont trop lourds pour pouvoir être partagés par email sans être compressés par des procédés parfois obscurs, nécessitant un outil spécifique.
Et lorsqu’ils sont suffisamment légers, il n’est pas rare de devoir effectuer plusieurs envois pour que votre interlocuteur dispose de tous les éléments dont il a besoin. Difficile ensuite de s’y retrouver parmi tous ces messages et documents téléchargés !
MeeroDrop permet de partager jusqu’à 5 Go de fichiers via des liens de partage (appelés Drops). Le concept est simple :
- Transférez vos fichiers sur la plateforme
- Transmettez l’accès à votre Drop à vos interlocuteurs
- Grâce à l’accès fourni, vos interlocuteurs pourront prévisualiser vos fichiers et télécharger ceux qu’ils souhaitent.
Les Drops sont accessibles en continu, pendant 30 jours.
Pour faciliter le télétravail en cette période de confinement, MeeroDrop vous permet de stocker gratuitement jusqu’à 10 Go de données. Les Drops créés jusqu’à juin 2020 sont disponibles pendant 3 mois.
2. Sécurisez l’accès à vos fichiers
L’un des challenges de la collaboration à distance consiste à sécuriser vos données. Il est important que vous puissiez choisir qui a accès à quels fichiers et protéger vos travaux en cours.
C’est pourquoi MeeroDrop vous propose de gérer la sécurité de vos Drops comme vous le souhaitez :
- Droits de vos invités
- Validation des fichiers des contributeurs requise
- Protection du dossier par un mot de passe
Vous pouvez modifier les réglages de votre Drop et droits de vos invités tout au long de votre projet. Vous pouvez par exemple choisir de bloquer le téléchargement de vos fichiers tant que le projet est en cours.
Idéal si vous envoyez une première maquette à des clients et ne souhaitez pas qu’ils la téléchargent tant que le projet n’est pas finalisé (et payé) !
3. Centralisez les documents nécessaires au projet
Lorsque l’on collabore à distance, il n’est pas rare que la communication se désorganise. L’information et les documents utiles se retrouvent éparpillés entre les emails, les tchats, les différents outils de l’entreprise, le cloud, votre dossier de téléchargement, etc.
Pour ne pas se sentir dépassé par son projet et ne perdre aucune information, l’idéal est de centraliser les échanges et les documents sur une seule et même plateforme.
MeeroDrop permet de conserver vos Drops, pendant 30 jours (ou 3 mois pour tout Drop créé avant juin 2020). Accessibles grâce à votre lien de partage, vos fichiers peuvent être affichés, ajoutés et supprimés selon l’évolution de votre projet, durant toute cette période.
Tous les fichiers présents sur votre Drop sont prévisualisés dans une galerie. Cela vous permet, ainsi qu’à vos collaborateurs, de naviguer facilement et de ne télécharger que les documents dont vous avez réellement besoin. Inutile d’encombrer votre ordinateur avec les fichiers auxiliaires qui ne vous serviront à rien, en téléchargeant la totalité du Drop à l’aveuglette !
Un système de « likes » permet également de repérer en un coup d’œil les fichiers préférés de vos interlocuteurs. Pratique lorsque vous comparez plusieurs versions d’un même document !
4. Simplifiez la transmission des feedbacks
Au cours de la réalisation d’un projet marketing ou graphique, les allers et retours entre les collaborateurs sont nombreux. Brouillons, changements de visuels, révision de la mise en page, correction des coquilles… Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles le document travaillé devra être revu et renvoyé plusieurs fois, avant validation finale.
Pour simplifier la collaboration entre les différentes parties d’un projet, centraliser les feedbacks et commentaires des uns et des autres est essentiel.
Sur MeeroDrop, chaque membre du projet peut commenter directement le fichier qu’il souhaite sur le Drop. Les retours sont centralisés directement sur le document, pour éviter toute confusion.
Suite aux feedbacks, les différentes personnes concernées peuvent répondre sur le fichier, ajouter des documents supplémentaires ou supprimer un fichier obsolète si besoin.
Vous pouvez choisir d’être notifié (ou non) par email pour chaque commentaire ou changement effectué sur le Drop, pour rester informé de toutes les évolutions du projet. Une prochaine mise à jour vous permettra également de suivre qui a ouvert ou téléchargé vos fichiers. Ces fonctionnalités seront disponibles début avril.
5. Faites bonne impression
Un dossier désorganisé et mal présenté peut donner une mauvaise impression sur la qualité de votre travail. Si le fond de votre travail est essentiel, la forme sous laquelle vous le présentez n’est pas à prendre à la légère.
MeeroDrop vous permet de mettre en valeur votre travail dans une galerie esthétique, qui saura impressionner vos interlocuteurs. Customisé avec une photo de couverture de votre choix, votre Drop pourra, en un coup d’œil, donner la sensation du travail bien fait et organisé à vos clients.
Conclusion
Centraliser les informations, fichiers ou commentaires, est essentiel pour une collaboration à distance organisée et efficace. Simple d’utilisation et sécurisée, la plateforme collaborative MeeroDrop remplit toutes les conditions nécessaires pour bien travailler sur vos projets créatifs, sans perdre de temps.
Vous pouvez être notifié(e) dès qu’une personne accède à votre Drop ou télécharge des fichiers. Rien de plus simple pour faciliter le suivi de vos partages !
