Lorsque vous travaillez sur de nombreux projets et/ou sur plusieurs à la fois, il est indispensable de bien organiser vos fichiers de création sur votre ordinateur. Ne pas être minutieux dans l’organisation de vos fichiers ne vous a peut-être jamais dérangé, mais le jour où vous serez face à un délai très court et à un projet urgent vous risquez de le regretter…
Vous réaliserez combien il est parfois difficile de retrouver un fichier, qui est éventuellement caché dans un dossier dont vous ne vous rappelez plus le nom. Oui, c’est une situation à laquelle beaucoup d’entre nous avons déjà fait face…
Quoiqu’il en soit, aujourd’hui je vais vous donner des astuces pour organiser et gérer facilement vos fichiers.
1. Être organisé dès le début
Même si vous n’avez pas encore mis les mains de le projet, il est déjà temps d’être organisé.
La première chose à faire est de créer un dossier spécifique pour le projet en question et d’insérer tous les fichiers que vous venez de réceptionner.
Ne commencez pas à reporter cette tâche, car ce sera le début du chaos.
2. Désencombrer votre bureau
Je parle ici du bureau de votre ordinateur, vous savez, cet espace où on a tendance à y déposer les fichiers que l’on ne souhaite pas ranger.
Le bureau de votre ordinateur doit être le dernier endroit où enregistrer vos fichiers de création.
Il ne doit contenir que les raccourcis de certains programmes, d’autres fonctionnalités essentielles telle que la poubelle et votre super fond d’écran en haute résolution.
Si vous insistez, vous pouvez éventuellement stocker sur votre bureau des fichiers sur lesquels vous travaillez, mais cela doit être temporaire.
3. Réduire le nombre de dossiers
Moins vous créez de dossiers pour stocker vos fichiers, plus vous serez rapide pour retrouver votre projet.
Évitez de donner des noms trop spécifiques à vos dossiers.
Vous pouvez même aller plus loin est organisant ensuite vos fichiers par nom ou par chronologie.
4. Nommer correctement vos fichiers
Version-finale.psd, nouvelle-version-finale.psd, nouvelle-seconde-version-finale.psd, etc. Je pourrai vous citer la suite, mais je pense que vous voyez où je veux en venir.
Nous avons tous déjà nommé et re-nommé nos fichiers, parfois jusqu’à ne plus avoir d’inspiration. Rassurez-vous, cela est normal. En tant que graphiste et designer vous êtes amené à refaire le projet jusqu’à ce qu’il convienne à votre client.
Dans ce genre de situation, il est essentiel de nommer vos fichiers de façon cohérente.
Nous sommes nombreux à ajouter le mot « final » au nom du fichier, mais cela peut prêter à confusion lorsque le projet contient plusieurs versions. Où est la vraie version finale ?
La meilleure approche consiste à utiliser un mot cohérent pour désigner le projet, et des chiffres. Par exemple logo_1, logo_2, etc.
De cette façon, la dernière version de votre travail sera facilement identifiable puisqu’il s’agira du fichier avec le plus grand nombre.
5. Trier vos fichiers
Un projet comporte de nombreux fichiers et ces derniers n’appartiennent pas tous à la même catégorie.
Vous avez par exemple des fichiers liés :
- Aux informations données par le client
- Aux ressources pour mener à bien le projet
- À la réalisation / conception du projet
- Aux copies de production
Vous pouvez donc commencer par trier vos fichiers dans ces différents types de dossiers.
Ensuite, vous pouvez approfondir et placer dans un dossier nommé par exemple « Actuel » tous les fichiers relatifs au projet lui-même, que ce dernier soit achevé ou en cours de réalisation.
6. Retirer les fichiers anciens et redondants
Si vous avez des logos ou autres projets que vos anciens clients ont rejetés, pourquoi ne pas les supprimer ?
Nous savons tous à quel point il est difficile de supprimer un fichier car nous avons tous cette petite voix dans notre tête qui nous dit « Et si j’en avait besoin un jour ? ».
Sauf que ce « un jour » n’arrive jamais… Donc osez faire le grand saut et supprimez les fichiers dont vous n’avez plus besoin. Cela libérera de l’espace pour vos autres projets.
Si cette action vous angoisse vraiment, vous pouvez transférer et stocker ces fichiers dans une archive avec un système de datation pour faciliter le suivi.
Pour reconnaître un fichier à supprimer ou archiver, regardez la date de la dernière ouverture. Si elle est très ancienne alors vous n’en aurez certainement plus besoin.
7. Mettre en place un système de sauvegarde solide
Perdre des fichiers et des contacts essentiels pour vos projets est sans doute la pire chose qui puisse vous arriver, surtout si vous n’avez pas de système de sauvegarde. Il suffit que votre ordinateur ou votre disque dur tombent en panne et c’est la catastrophe.
Pour éviter une telle situation, utilisez un système de sauvegarde automatisé qui effectue régulièrement des sauvegardes de vos données sur un cloud par exemple.
Google Drive et Dropbox sont deux outils qu’il est essentiel d’avoir en tant que designer.
La rigueur et l’organisation sont de mises pour vous y retrouver parmi vos nombreux fichiers de création.
Malgré toutes ces astuces, il n’y a pas de règle véridique quant au nom que doit avoir un dossier ou un fichier.
L’essentiel est d’opter pour des noms cohérents qui vous permettent d’identifier rapidement le contenu.
Évidemment si vous connaissez d’autres astuces vous pouvez les partager en commentaires 🙂
